Tip:
Highlight text to annotate it
X
In deze video zie je hoe je uren kunt registreren vanuit Microsoft Outlook met Invantive Vision.
Dit registreren gebeurt met de Invantive Vision Outlook Add-in.
Om mijn uren te registreren open ik dus eerst Microsoft Outlook.
De Invantive Outlook Add-in start gelijktijdig met Outlook.
Misschien is het je al opgevallen dat er een extra tabblad in het lint staat.
Dit is het Invantive tabblad.
Hier kom ik in een volgend filmpje op terug.
Zoals eerder gezegd registreer ik mijn uren vanuit de Outlook agenda. Daarom open ik nu eerst mijn Outlook agenda.
Je kunt ook uren van een andere medewerker of machine registreren als je de rechten hebt om zijn agenda te openen.
Nu de agenda geopend is kun je hier een afspraak inplannen.
In dit voorbeeld ben ik op locatie geweest om een server te vervangen.
In het onderwerp vul ik daarom de omschrijving 'Server vervangen' in.
Vervolgens vul ik in hoe lang het vervangen van de server duurde.
Ik ben bij de relatie van 9:00 tot 10:00 uur bezig geweest met het vervangen van de server.
Nu kan ik mijn uren koppelen aan een project, taak of werkbon.
Hiervoor klik ik op de knop 'Kenmerk toekennen' die onderin mijn agenda afspraak is verschenen.
Hiermee kom ik in het zoekscherm.
In dit scherm staan drie tabbladen waaruit ik kan kiezen.
Het eerste tabblad met daarin taken en projecten waar ik recent aan heb gewerkt.
Het tweede tabblad met alle projecten waar ik rechten voor heb.
En het laatste tabblad met mijn taken zoals werkbonnen, storingen en vragen.
Op dit moment zie je het tabblad 'Recente items'.
Deze uren wil ik op een project schrijven, daarom ga ik naar het tabblad 'Projecten'.
Hier zoek ik naar het project 'Beheer Energetic'.
Eenmaal gevonden selecteer ik deze.
In de omschrijving is de projectcode 'C204' toegevoegd tussen blokhaken. Onderaan de afspraak verschijnt meteen het projectdossier.
Hier kan ik informatie terugvinden over het project zoals:
Budgetten, contracten, documenten en andere taken.
Ik open het tabblad 'Taken'. Hier staat een lijst van andere taken binnen dit project.
De volgende stap is het kiezen van een werksoort. Dit gebeurt met de categorieën in Outlook.
Daarom klik ik op 'Categorie'.
Hier kan ik kiezen tussen verschillende werksoorten.
De vervanging valt onder de werksoort 'Analyse'.
De werksoort is nu toegevoegd aan de agenda afspraak.
De laatste stap is het opslaan van de afspraak.
De agenda afspraak staat in mijn Outlook agenda. De afspraak verschijnt ook op je mobiele apparaten zoals een iPhone.
Om mijn weekoverzicht op te vragen klik ik op de knop 'Agenda bijwerken'.
Deze opent een nieuw scherm met de titel 'Urenregistratie'.
Hier kan ik bijvoorbeeld zien van wie deze agenda is en zijn werkschema inzien.
In de tabel staat een overzicht van de uren.
Onder het kopje 'Gewerkt' zie ik op vrijdag mijn zojuist ingevulde uur.
Onder het kopje 'Te werken' staan per dag de te werken uren.
En onder het kopje 'Resterend' kan ik zien hoeveel uren nog verantwoord moeten worden.
Om mijn urenoverzicht in Adobe PDF formaat te openen klik ik hier op 'Open'.
Hier zie ik een overzicht van mijn gewerkte uren ingedeeld per werkdag.
Ook zie ik hier mijn zojuist ingevulde uur weer terug.
Ook staat hier een omschrijving bij, zodat een klant minder vaak hoeft na te vragen waar een specifiek uur betrekking op heeft.
Verder zie ik hier het totaal van mijn week, maand en jaar.
Omdat ik nog een activiteit wil registreren sluit ik het urenoverzicht.
Nadat ik met de server bezig ben geweest heb ik een overleg gevoerd over een probleem met een ander product.
De omschrijving is 'Overleg'.
We hebben van 10:30 tot 12:00 uur gesproken over dit probleem.
Ik voeg weer de projectcode toe, deze kan ik kiezen uit de lijst.
Maar de projectcode kan ik ook meteen bij het onderwerp typen.
Vervolgens kies ik weer een werksoort, deze kan ik ook kiezen met de functietoetsen.
Deze afspraak staat nu ook in de agenda, met de juiste projectcode en werksoort.
De kleur blauw hoort bij de werksoort 'Analyse'.
Om mijn bijgewerkte urenoverzicht te zien klik ik weer op 'Agenda bijwerken'.
Hier zie ik mijn zojuist geregistreerde uren weer terug.
In het rapport staan nu beide urenregistraties.
Zie je de groene ovaal met daarin het getal '30'?
Hieraan kan ik zien dat er tussen twee geregistreerde afspraken een gat zit van 30 minuten.
Nu ik klaar ben met het invoeren van mijn uren, kan ik mijn laptop afsluiten.
En weer op weg naar mijn volgende afspraak bij een andere klant.