Tip:
Highlight text to annotate it
X
In deze video zie je hoe je medewerkers aan projecten kunt toekennen.
Ook zie je hoeveel van de toegekende uren daadwerkelijk gemaakt zijn.
Invantive Vision heeft meerdere user interfaces waarmee je kunt werken.
Hier gebruiken we de Outlook add-in en de web user interface.
De web interface werkt met vrijwel elke moderne browser. Ik gebruik hier Firefox.
De eerste stap om medewerkers aan projecten toe te kennen voer je uit via de web interface.
Met je gebruikersnaam en wachtwoord kun jij je aanmelden.
Aan de rechterkant kun je de taal kiezen waarin je het aanmeldscherm wilt zien. Er zijn tien talen verkrijgbaar.
Om te beginnen meld jij je eerst aan.
Het hoofdscherm verschijnt.
Verschillende grafieken geven een overzicht over de projecten waarbij je betrokken bent.
Ook kun je hier alle projectinformatie opzoeken en bewerken vanuit het menu.
Het menu kan er anders uitzien, dit is afhankelijk van je rechten.
Om personen toe te kennen aan projecten gebruik je 'Projectallocaties' onder het hoofdmenu 'Administratie'.
Wanneer je hier op klikt kom je in het scherm 'Projectallocaties'.
In dit scherm kun je zoeken op verschillende criteria zoals project, startdatum, einddatum en werkschema.
In het midden zie je welke projectallocaties passen bij je criteria.
Onderaan kun je gegevens invoeren of bewerken.
Je gaat een medewerker toekennen aan een project.
Allereerst kies je het project en de persoon die je er aan wilt toekennen.
In dit geval project 'C503.DNB' en medewerker 'Aeilkema'.
Nu vul je de begin- en einddatum in van de periode waarin de medewerker geacht wordt te werken aan het project.
In dit geval is dat van 4 januari 2012 tot 24 maart 2012.
Hierna geef je aan wat het werkschema van deze medewerker is binnen het project.
In dit geval werkt de heer Aeilkema 40 uur per week aan het project.
Daarna geef je het minimum en maximum aantal uren op dat de medewerker mag besteden aan het project.
In dit geval is het minimum aantal uren 40, het maximum 60.
Je verwacht dat hij 80% van het werkschema besteedt aan het project.
Je kunt de juridische verhoudingen duidelijk maken met de drie vinkjes.
Om de toekenning aan het project toe te voegen klik je op 'Toevoegen'.
De medewerker kan uren schrijven op dit project.
Voor het schrijven van uren gebruik je Microsoft Outlook, de web interface of een eigen programma.
Jij gebruikt nu Microsoft Outlook voor het registreren van de gemaakte uren.
We doorlopen de stappen voor het schrijven van uren in een snel tempo.
Een andere video geeft hier meer uitleg over.
Om uren te schrijven open je eerst de Outlook agenda.
De eerste uren zijn gemaakt op donderdag vanaf 8:30 uur. Daar plaats ik mijn eerste afspraak.
Op dit tijdstip is er een intern overleg geweest over dit project.
Dit overleg duurde 1 uur.
Vervolgens ken je een werksoort toe. Dit is belangrijk omdat per werksoort andere tarieven kunnen gelden.
In dit geval vallen de uren onder de werksoort 'Analyse'.
De werksoort herken je ook aan de kleur van de afspraak in de agenda.
Hiernaast zijn er voor dit project uren gemaakt op vrijdag. Deze vul ik hier ook in.
Tijdens deze afspraak is samen met de klant de status van het project doorgenomen.
Dit duurde van 9:30 tot 13:30 uur.
Ook hier geef je de werksoort 'Analyse' op.
Maar er is nog geen project toegekend.
Je doet dit nu voor meerdere afspraken in een keer.
Selecteer eerst beide afspraken.
Klik nu met de rechter muisknop op een van de afspraken en kies 'Kenmerk toekennen'.
Selecteer het project waar de uren in je agenda betrekking op hebben.
De projectcode is aan beide afspraken toegevoegd. Tussen de blokhaken kun je zien dat het gaat over DNB en IFRS.
Om de urenverantwoording te tonen klik je op 'Agenda bijwerken'.
Hier zie je het werkschema en de gemaakte uren per dag.
Wanneer je hier op de knop 'Open' klikt, zie je de urenverantwoording in Adobe PDF formaat.
Je kunt een klant hiermee snel inzicht geven in de gemaakte uren voor een project.
Via de Outlook Add-in kun je dus gemakkelijk uren registreren.
Via de browser vraag je een overzicht op van de toegekende, versus de gemaakte uren.
Hier klik je eerst op 'Administratie en hierna op 'Projectallocatieoverzicht'.
In dit scherm kun je het overzicht beperken tot bepaalde projecten en/of medewerkers.
In dit geval wil je alleen het project 'C503.DNB IFRS' zien.
En de medewerker 'Aeilkema'.
Klik op de knop 'Uitvoeren' om het overzicht op te vragen.
In dit overzicht kun je o.a. de te werken uren, de bezettingsgraad, arbeidsproductiviteit en gewerkte uren terugvinden.
De heer Aeilkema heeft in januari 2012 dus 5 uur gewerkt aan het project. Hij moet 144 uur verantwoorden.