Tip:
Highlight text to annotate it
X
Of u nu iemands assistent bent of uw manager een week vervangt,
u moet misschien in naam van iemand anders afspraken inplannen en coördineren.
In deze korte video laten gemachtigde Dave en manager Meredith zien hoe Dave gemachtigde kan worden van de agenda van zijn manager,
en een uitnodiging naar hun collega Frank kan sturen.
Meredith moet hiervoor Dave directe toegang geven tot de agenda's die ze door hem wil laten beheren.
Nadat Dave toegang heeft gekregen, kan hij nieuwe afspraken maken voor Meredith, bestaande afspraken aanpassen, en namens haar uitnodigingen accepteren of weigeren.
Hij kan echter niet de accountinstellingen van haar Agenda wijzigen, haar contacten openen of haar takenlijst gebruiken. Eens zien hoe dit werkt...
Als de manager toegang wil geven aan een gemachtigde, moet ze (in dit geval Meredith) eerst inloggen bij haar Google Agenda.
Ze klikt op het tandwielpictogram en kiest 'Instellingen' in het menu.
Onder 'Agenda's' selecteert Meredith de agenda die ze wil delegeren aan haar assistent Dave. Dan klikt ze op de link 'Delen'.
Meredith voert Daves e-mailadres in, selecteert 'Wijzigingen aanbrengen EN delen beheren' als zijn toestemmingsniveau, en slaat haar wijzigingen op.
Als Dave inlogt en zijn agenda opent, ziet hij dat de naam van Meredith in zijn lijst 'Mijn agenda's' staat.
De afspraken van Meredith zijn nu te zien in zijn agenda, maar hij kan ze altijd verbergen door op haar naam te klikken.
Dave wijzigt de kleur van haar agenda, zodat hij beter het verschil met de zijne kan zien.
Hij wil op de hoogte zijn van veranderingen in de afspraken van Meredith, dus stelt hij meldingen in.
Hij opent het menu van de agenda, klikt op 'Herinneringen en meldingen' en selecteert een aantal opties.
Dave moet weten of afspraken op het laatste moment worden gewijzigd of geannuleerd, dus hij stelt in dat hij meldingen ontvangt per sms, voor het geval hij niet achter zijn computer zit.
Dave laat de agenda van Meredith ook iedere ochtend naar zijn postvak IN sturen, zodat hij haar dag beter kan plannen.
Naast meldingen over nieuwe of gewijzigde afspraken, stelt Dave ook standaardherinneringen in voor alle afspraken in de agenda.
Hij stelt in dat hij 10 minuten voor iedere afspraak een herinnering krijgt, en dat hij een uur voor iedere vergadering een e-mail krijgt.
Alleen Dave kan deze meldingen en herinneringen zien. Als Meredith meldingen of herinneringen wil zien voor haar vergaderingen, moet ze deze toevoegen in haar eigen instellingen.
Nu Dave de agenda van Meredith heeft ingesteld, kan hij een afspraak voor haar maken.
Dave maakt een afspraak op de normale manier aan, maar voordat hij deze opslaat, selecteert hij de agenda van Meredith in plaats van zijn agenda.
De kleur van de afspraak verandert om aan te geven dat deze in de agenda van Meredith staat.
Dave bewerkt de afspraak om meer gegevens in te voeren, gasten uit te nodigen en een videogesprek in te stellen.
Als Frank nu inlogt bij zijn account, krijgt hij een uitnodiging in zijn postvak IN. De afspraak staat ook in zijn agenda.
Als Frank de uitnodiging opent, ziet hij dat Meredith de afspraak organiseert, maar dat Dave de uitnodiging heeft gestuurd in haar naam.
Heeft u nog vragen, ga dan naar ons informatiecentrum op learn.googleapps.com.